Associate Degree HBO Officemanagement - Moduleopdracht Eventmanagement (Behaald met een 9,5!)

Examen
Exameninformatie
Deze module wordt afgesloten met een moduleopdracht. Je maakt de moduleopdracht individueel en zelfstandig.

Deze moduleopdracht maak je op basis van onderstaande case
Case:

De nog vrij jonge, maar zeer succesvolle Nederlandse kledingretailer United Fashion bestaat dit jaar 10 jaar.

United Fashion is een imperium dat maar blijft groeien. De zakenvrouw doet waar ze van houdt, richt haar winkels op een eigentijdse wijze in die de doelgroep (vrouwen 20-40) jaar zeer aanspreekt en bespeelt social media als geen ander. Door haar mediaoptredens op YouTube en nationale media en de samenwerking met de top-50 fashion influencers bereikt zij ook nog eens een miljoenenpubliek.

United Fashion heeft haar eigen winkels in Amsterdam, Rotterdam, Hilversum, Utrecht en Amersfoort. Het hoofdkantoor zit in Amsterdam, daar waar United Fashion 10 jaar geleden haar eerste kleine boetiek opende. Inmiddels is het bedrijf in 10 jaar uitgegroeid tot een zeer bekend nationaal retailmerk en liggen er voor de komende 5 jaar expansieplannen voor nog eens 20 winkels in Nederland. Naast eigen winkel voert United Fashion ook een zeer succesvolle onlinestrategie met een eigen webshop en partnerships met diverse grote fashion platforms.

Dit bijzondere 10-jarig moment wil de eigenaar niet zomaar voorbij laten gaan. Het bedrijf wil zwaar investeren in een groots event waarin de zakelijke relaties ook een blik op de toekomstplannen van United Fashion verkrijgen.

Het bedrijf wil voor al haar zakelijke relaties (in totaal 100 personen) een groot zakelijk feest organiseren.
Zakelijke relaties zijn eigentijdse nationale en internationale kleding merken voor dames acterend in het hogere segment 20-40 jaar, internationale mode agentschappen en de top-50 fashion influencers. Ook voert United Fashion al een eigen fashion label onder de naam Fashion You.

De eigenaar gaat niet over een nacht ijs en wil een geweldig creatief zakelijk feest organiseren. Daarvoor is besloten het evenement uit te besteden aan een evenementenbureau met ervaring in de fashion wereld. De volgende wensen worden door United Fashion aangereikt aan het evenementenbureau om er een onvergetelijk en feestelijk event van te maken voor haar 100 zakelijke relaties en partners:

Het dient een onvergetelijk en feestelijk jubileum te zijn voor in totaal 200 genodigden (100 relaties plus partner)
Het beschikbare budget is € 100.000. De opdrachtgever verwacht een eigentijds en creatief voorstel voor het jubileum event.
Belangrijk is dat de locatie van het event voor iedereen goed bereikbaar is
De wens is om tevens een overnachting aan te kunnen bieden, zodat bezoekers zich geen zorgen hoeven te maken over een terugreis.

De keuze van de locatie moet passen binnen de sfeer en cultuur die past bij United Fashion: informeel, hip, kleurrijk, modieus en waarbij de klanten altijd op de eerste plaats komen.
Het zou een leuk zijn als het feest afgesloten kan worden met een prachtige vuurwerkshow of lichtshow
Datum: een zomerse datum op een zaterdag in juni.

Met bovenstaande informatie is de eerste input aan wensen gegeven waaraan het verder aan jou vanuit het evenementenbureau is om hier een creatief voorstel voor te schrijven.

Stap 1: Wat lever je in?
Je schrijft een creatief voorstel/concept voor bovenstaand evenement: 10 Jarig jubileum voor kledingmerk United Fashion.

Stap 2: Waar moet de opdracht aan voldoen?
Vanuit jouw evenementenbureau schrijf je een creatief voorstel/concept voor bovenstaand evenement. Je neemt de rol aan van evenementenmanager en schrijft een plan voor een evenement dat uiteindelijk realiseerbaar is. Belangrijk is dat je in de aanleiding beschrijft om wat voor soort evenement het gaat en je dient dit ook te onderbouwen. Het evenement dient aan te sluiten op de doelgroep, de doelstellingen en in dienst te staan van het door de opdrachtgever te bereiken resultaat (let op: het resultaat heeft een koppeling met de aanleiding en doelstelling van de opdrachtgever).

Verwerk de volgende onderdelen in je voorstel:
1. Inleiding waarin de volgende punten worden uitgewerkt (maximaal 1 A4'tje):
Introductie van jouw evenementenbureau (zelf opstellen en op een zakelijke manier dit evenementenbureau introduceren)
Introductie van de opdrachtgever (op basis van bovenstaande informatie uit te case)
Leeswijzer
2. Plan van aanpak (1 A4'tje):
Soort evenement
Doel en doelstelling evenement (op basis van een mogelijke analyse vanuit de gegeven informatie)
Beschrijving doelgroep (op basis van een mogelijke analyse vanuit de gegeven informatie)
Kort (1 alinea) een weergave van de belangrijke wensen/eisen vanuit de opdrachtgever
Begroting
3. Overzicht sfeer (2 - 3 A4'tjes, inclusief 1A'4'tje moodboard in deze hoofdtekst):
Locatie: Kies een concrete locatie en onderbouw deze keuze op basis van doelgroep, doel en wensen opdrachtgever. Stel een locatie keuzematrix op en neem deze op in de bijlage.
Programma: Voeg een overzichtelijk programma toe en onderbouw de keuze van het programma op basis van de doelgroep en het doel.
Catering: Beschrijf voor welk catering concept je kiest, hoe dit eruit komt te zien en motiveer de keuze voor het eten.
Entertainment: Onderbouw de keuze van entertainment (in hoeverre zorgt dit voor een bijdrage aan het doel?)
Decoratie: Hoe wordt de sfeer op de locatie gecreëerd? Wat is belangrijk aan de decoratie om deze sfeer terug te laten komen?
Vergunningen, veiligheid en verzekeringen: Beschrijf kort de belangrijke elementen waar rekening mee gehouden dient te worden met betrekking tot mogelijke vergunningen, verzekeringen en de veiligheid.
Voeg op basis van bovenstaande keuzes en onderbouwingen een moodboard toe die de sfeer op een juiste manier weergeeft (1 A4'tje in de hoofdtekst, niet in bijlage, omdat dit een te beoordelen onderdeel is van de moduleopdracht).
4. Uitnodiging en het traject (1 A4'tje):
Beschrijf hoe het uitnodigingstraject verloopt en welke middelen er ingezet zullen worden om de uitnodigingen te versturen. Stel een tijdsplanning omtrent het gehele uitnodigingstraject op. Onderbouw ook welke elementen in de uitnodiging verwerkt dienen te worden en welke sfeer jouw uitnodiging wil uitstralen.
Ontwikkel eigenhandig een visuele uitnodiging die direct tot de verbeelding en die de relaties prikkelen om het event bij te wonen. De uitnodiging neem je op in de bijlage.
Verwerk ook de inzet van social media als onderdeel van het uitnodigingstraject. Motiveer de keuze voor bepaalde social media kanalen.
5. Draaiboek (1 A4'tje):
Voeg een gedeelte (verkorte versie) van het programmadraaiboek toe.
6. Evaluatie (1/2 A4'tje tot 1 A4'tje):
Breng de verschillende onderdelen in kaart die je na afloop moet gaan evalueren. Je kan hierbij denken aan de opdrachtgever, de doelstelling, de doelgroep, toeleveranciers, het projectteam etc. Breng de verschillende onderdelen overzichtelijk in kaart en motiveer op welke wijze dit geëvalueerd zal gaan worden.

Stap 3: Wat is de opbouw en structuur van de opdracht?
De moduleopdracht bevat minimaal de volgende onderdelen
Voorblad met de volgende informatie:
- Voorletters en naam
- Studentnummer
- Datum
- Schoevers
- Naam van de opleiding die je volgt
- Naam van de module
Voorwoord
Je stelt jezelf voor, geef aan voor wie je de moduleopdracht schrijft en geef de aanleiding weer voor het schrijven van de moduleopdracht.
Samenvatting
Je maakt een samenvatting van maximaal 1 pagina van de inhoud van jouw moduleopdracht. Deze samenvatting moet compleet en begrijpelijk zijn voor iemand die de moduleopdracht niet heeft gelezen.
Inhoudsopgave
hoofdtekst (alle deelopdrachten zoals genoemd onder Stap 2)
Literatuurlijst
Bijlagen (eventueel)

De moduleopdracht bestaat uit minimaal 5 en maximaal 8 pagina’s opgemaakte hoofdtekst (inclusief inleiding) en maximaal 7 pagina’s (A4-formaat) bijlagen, bij regelafstand 1 en lettertype en -grootte Arial 10/11. Het voorblad, het voorwoord, de samenvatting, de inhoudsopgave en de literatuurlijst tellen niet mee in het maximum aantal pagina’s.