Module Opdracht Vaardigheden voor de DPO - Eindcijfer 7.5

Moduleopdracht NCOI Bachelor Business IT en Management: Vaardigheden voor de DPO: eindcijfer 7.5

Preview document (3 van de 14 pagina's)

Plan van Aanpak Privacy
Management TAQA
Module Opdracht Vaardigheden voor de DPO

Naam
: Raimond Zonneveld
Studentnummer
: 4676693
Datum
: 08-02-2020
NCOI Opleidingsgroep
Opleiding
: Bachelor Business IT & Management
Module
: Vaardigheden voor de DPO
Docent
: Wim Muller
Voorwoord

Als Records & Information Lead ben ik per 01 september 2018 in dienst bij TAQA Energy. TAQA
Energy is onderdeel van TAQA, een internationaal energie en water bedrijf opererend in 11 landen
verspreid over 4 continenten. Het Europese deel met daarbij Nederland houdt zicht voornamelijk
bezig met gas- en oliewinning en gas opslag.
Vanuit mijn rol ben ik verantwoordelijk voor het verbeteren van informatie management en de
informatie huishouding binnen de organisatie, inclusief datamanagement. Dit geldt ook voor de
informatie systemen en de informatie en data stromen en governance.
Het is mij opgevallen dat Privacymanagement binnen TAQA vooral een theoretische exercitie is
geweest. In de praktijk wordt er weinig aandacht aan besteed. Door middel van deze opdracht kan ik
mogelijk privacymanagement weer onder de aandacht brengen bij de juiste mensen om zo een
volgende stap te kunnen maken.
Samenvatting

Binnen TAQA is privacymanagement, inclusief de voorwaarden om te voldoen aan de wet AVG,
beschreven in verschillende documenten welke onderdeel zijn van het management systeem van de
organisatie. Privacymanagement is beschreven in het TAQA Management Systeem maar in de
praktijk is weinig opvolging geborgd. Dit document beschrijft een plan van aanpak hoe privacymanagement verbeterd kan worden binnen
de organisatie op basis van het SPOMP-principe. Tevens bevat dit plan van aanpak welke zaken met
betrekking tot privacymanagement beter geborgd kunnen worden zodat de praktische uitvoering
verbeterd wordt binnen TAQA door alle betrokkenen. Een stakeholder analyse en een netwerk analyse zijn uitgevoerd om te bepalen wie de belangrijkste
stakeholders zijn in het proces van privacymanagement. Daaruit blijkt dat de Country Manager
(beslisser), Technical Manager (mede-beslisser) en de Legal Manager (leverancier) de belangrijkste
stakeholders zijn welke andere stakeholders positief kunnen beïnvloeden. Door middel van communicatiemomenten in te plannen gedurende het project (Hielkema &
Swakhoven, 2015), kan de projectleider de focus houden op de stakeholders die betrokken en
gemotiveerd moeten worden. Een procesplan met communicatiemomenten is daarvoor opgesteld. Dit
plan geeft inzicht in de communicatie frequentie, wat gecommuniceerd gaat worden en met welk
middel richting welke stakeholders en wanneer. Het voorstel is ook om een stuurgroep in te stellen
met als leden de Country Manager, Technical Manager, Legal Manager, HR Manager en Supply
Chain Manager. Om te bepalen hoe stakeholders het best benaderd kunnen worden en beïnvloed is gebruik gemaakt
van het vier krachten beïnvloedingsmodel van Bijker (2013). Door middel van de kracht van het
geloven kan de Country Manager beïnvloed worden. De Technical Manager kan door middel van de
kracht van het denken beïnvloed worden. De kracht van het invoelen kan gebruikt worden om de HR
Manager en Legal Manager te beïnvloeden. Dit zelfde geldt voor de afdelingsmanagers. De Supply
Chain Manager kan beïnvloed worden, gebruik makend van de kracht van het denken en geloven. Als
laatste kunnen de Privacy Focal Point beïnvloed worden met behulp van de kracht van het geloven. Marketing kan gebruikt worden om het advies om privacymanagement binnen TAQA te verbeteren, te
verkopen aan de stakeholders. Zij kunnen met behulp van projectmarketing en I-marketing
vertrouwen krijgen in het project. Door stakeholders een overzicht te presenteren waarop inzichtelijk
is dat er op gezette tijden naar hen geluisterd wordt en door potentiele successen aan te tonen
kunnen zij een bijdrage leveren aan het succes van de verandering. De DISC persoonlijkheidsanalyse
(Rosenberg en Silvert, 2013) is gebruikt om te bepalen welke stakeholders als ambassadeurs kunnen
worden ingezet. De Country Manager bezit de C-stijl en kan door middel hem voorzien in voldoende
feiten en informatie hem overtuigen van het waarom een goede ambassadeur zijn. De Technical
Manager bezit de D stijl en door hem inzicht te geven in de verwachtingen met daarbij hem te
voorzien van feiten en argumenten die leiden tot resultaten kan hij andere stakeholders beïnvloeden.
De Legal Manager bezit de I-stijl en kan door middel van interesse en persoonlijke interactie andere
stakeholder positief mee krijgen in de verbeteringen. Potentiele successen zijn opgedeeld in fases en activiteiten welke beslismomenten in zich hebben.
Successen in de praktijkfase zijn onder andere specifieke procesbeschrijvingen van
persoonsgegevens met betrokken stakeholders, procesplannen om de risico’s te beheersen met
behulp van de PDAC methode, een auditplan met geplande audits om op verschillende gebieden te
toetsen op privacybestendigheid, een testplan met geplande testen om te testen of bij incidenten de
juiste stappen en procedure wordt gevolgd. Een communicatie strategie en inventarisatie over extra
training is ook een succes binnen het project. Daardoor zal privacy meer gaan leven bij betrokkenen
en kan extra training ervoor zorgen dat men de risico’s beter leert adressen als aankomt op
privacymanagement en de benodigde acties kan ondernemen